أقدم لكم اليوم موضوع هام لكم من يريد المشاركة في مسابقة مدير مؤسسة ابتدائية أو مدير متوسطة أو مدير ثانوي
البريد :
ويعني الرسول لغتا أما اصطلاحا فهي مصلحة
تعني بتسليم وتسلم الرسائل ،يعني التراسل
بين طرفين مرسل ومرسل اليه .
أنواع البريد :
البريد الصادر :
وهو الذي يصدر عن المؤسسة مهما كان نوعه وشكله
كالملفات والمراسلات والوثائق أو الردود على الطلبات الواردة أو تحويل الوثائق الى
المصالح السلمية ،والمدير هو المسؤول عن تأشير والمصادقة على البريد الصادر عن
المؤسسة .وللتحكم في ترتيب البريد الصادر لابد من تجريده في ثلاثة نسخ أحداها
للإرسال والثانية للحفظ في الخزانة والثالثة في ورق رفيع للترتيب في الحافظة
الزمنية crono
ويسجل البريد الصادر على سجل رسمي خاص يؤشر مدير المؤسسة .
البريد الوارد :
مجموعة من المراسلات والملفات والمناشير
والتعليمات والوثائق الواردة من المؤسسة من مختلف الأوساط السلمية والتربوية ،يقوم
المدير بفتحه وفرزه وتسجيله في الأمانة ويحتفظ بالبريد السري الموجه للمؤسسة ،بعد
فتح البريد وفرزه تقوم أمانة المؤسسة بتسجيله في سجل رسمي خاص يؤشره مدير المؤسسة
البريد السري :
يتولى
مدير المؤسسة تسجيل وترتيب البريد السري في سجل رسمي خاص ويقوم بالاحتفاظ
به .
استقبال البريد
البريد الصادر :
يقوم
مدير المتوسطة بمراجعته قصد تصحيح الأخطاء التي قد تشوبه من حيث الشكل والمضمون ثم
يقوم بتأشيره والمصادقة عليه وإعطائه للأمانة لتسجيل حسب الطريقة المعهودة مع
الإشارة الى أن كل المراسلات لابد ان تحمل الى جانب الرقم التسلسلي رقم الملف الذي
ينتمي اليه بحسب مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق الجدد. بعد دلك يرتب البريد في أظرف
مختومة ومعنونه ليوجه الى مركز البريد
من طرف العون المكلف رسميا بالعملية
البريد الوارد :
بعد استقباله من طرف الأمانة يتولى المدير شخصيا
فتح وفرز البريد الوارد ثم يحول للتسجيل بعد أن يحتفظ بالبريد السري .
معالجة البريد:
لها أهمة كبيرة لدى مدير المؤسسة وأهم
خطواتها :
-
فرز
البريد السري لتسجيله وحفظه والرد على ما يقتدي الردود
-
دراسة
البريد دراسة وافية والرد على كل المراسلات التي تقتدي الرد عليه في المواعيد
المحددة
-
التفكير
في الصيغة الملائمة لتطبيق التعليمات الواردة وتبليغها للمعنيين بعدة طرق من هنا :
·
إعداد
مفكرة داخلية تتعلق بمحتوى المنشور أو التعليمية
·
عقد
جلسة خاصة مع الفريق الإداري أو التربوي لدراسة الوثيقة أو التعليمة والاتفاق على
صيغة لتنفيذها .
·
تقديم
الوثيقة للتوقيع وتعليقها في لوحة الإعلانات لتمكين الجميع من الاطلاع على محتواها
-
ترتيب
المناشير والتعليمات الأخرى ذات الطابع الإعلامي في خزانة المحفوظات .
-
الاحتفاظ
بنسخ من الوثائق والمناشير ذات الاستعمال الدائم للاستعانة بها في شؤون التنظيم
والتسيير .
توزيع البريد :
الطلب
من كل المصالح نسخ من المناشير والتعليمات الواردة ذات الطابع المالي والإداري
والتربوي من أجل مساعدتهم على أنجاز مهامهم بكل يسر ،وإعلام الموظفين بمحتوى
التعليمات الواردة عن السلطة السلمية والتي تتعلق بمهامهم ومسارهم المهني ودلك عن
طريق استعمال دفتر اتصال ،لابد من أن يحتفظ الموظف بسرية هذه التعليمات .
متابعة البريد :
يتابع
مدير المؤسسة مدى تنفيد التوجيهات والتعليمات التي أعطيت للمرؤوسين ومن أجل دلك
لابد من أتباع طرق لمتابعة تنفيذها أهمها :
·
التأكد
من الرد على كل المراسلات في مواعيدها المحددة ووصول الوثائق الواردة الى أصحابها
.
·
مراجعة
الرزنامة الإدارية وتذكير المصالح المختلفة بالأعمال المطلوب إنجازها قبل مواعيدها
الرسمية
·
زيارة
المصالح والمرافق المختلفة للوقوف على مدى تقدم مختلف الأعمال التي يمليها محتوى
التعليمات والمناشير الواردة
·
السهر
على ترجمة مضامين التوجيهات والتعليمات الى واقع معاش داخل المؤسسة التعليمية
·
عقد
جلسات عمل عند الضرورة لعلاج النقص الملحوظ في مجال تنفيد هذه التعليمات
